Règlement

Règlement Général des évènements des Mains du Soleil

Un exemplaire de ce règlement est remis à chaque membre adhérent de l’association et téléchargeable sur le site.

Il s’engage à prendre connaissance de la totalité du règlement ci présent, et d’en respecter les termes. En cas de litige, nul ne pourra en ignorer les termes. Il doit être retourné paraphé et signé lors de votre adhésion. Le non-respect de celui-ci pourra entraîner une exclusion de l’adhérent.

Pour l’organisation de ses évènements, l’association Les Mains du Soleil peut s’associer à des partenaires tel qu’une autre association communale, comité des fêtes, office du tourisme… Les Mains du Soleil assurant la totale maîtrise d’ouvrage, les participants doivent se conformer au présent règlement.

Article 1: Condition d’admission

Afin de valoriser l’artisanat et les créateurs, seuls sont admis aux manifestations :

• Les artisans en Métiers d’Art immatriculés aux Chambres de Métiers,
• Les Travailleurs Indépendants dits « Artistes Libres» immatriculés auprès des Services Fiscaux,
• Les «Auto-Entrepreneurs»,
• Les Artistes en Art Plastique affiliés à la Maison des Artistes de Paris,
• Les Fabricants de petites séries,
• Les Producteurs inscrits à la Chambre des Métiers ou à la Mutuelle Sociale Agricole (MSA),
• Les Représentants directs de producteurs régionaux.

Il est interdit tout produit d’importation. Aucune revente n’est autorisée, aucun article d’importation, de revente locale ou de produit industriel sauf cas particulier dûment justifié et accepté par le bureau.

Le professionnel doit être présent ou représenté par un salarié. Les produits présentés doivent correspondre aux produits annoncés à l’inscription. Une demande devra être effectuée au bureau pour tout nouveau produit avant exposition.

Les membres du bureau sont en droit de faire retirer de la vente les produits non conformes à la liste déposée lors de l’adhésion.

L’association Les Mains du Soleil souhaite représenter des entreprises locales et artisanales. Les ateliers de fabrication / Production doivent être basés en région Provence- Alpes-Côte d’Azur. Les échelles de production doivent être à échelle humaine. Une visite de l’atelier sera effectuée par les membres du bureau.

Aucunes formes de revente de produits finis, industriels ou importés, ne sont admises sur nos évènements.

Très attentifs à ces valeurs, il est demandé de démontrer tous les aspects du savoir-faire, et de compléter avec soin le dossier demandé.

Un jury d’artisans observera la proposition et validera ou non la candidature.

Type de production, degrés d’innovation, de créativité, d’originalité, présentation, histoire de votre entreprise, ses valeurs, ses modes de distribution… autant de facteurs qui seront pris en compte avant toute adhésion.

Le dossier de candidature doit être remis complet et à jour avant tout déballage.

Les marchés artisanaux sont intenses : journées, nocturnes, rythmes de travail élevé, gestion de la production, vente. La gestion des imprévisibles comme la météo incertaine, la fatigue des trajets…

La recherche de bons esprits, entrepreneurs, ayant le sens des valeurs telles que le soutien mutuel sont des critères très importants dans la sélection des adhérents.

Article 2: Présélection et Adhésion

• Pour être présélectionné : envoyer photos des produits, de l’atelier, du stand ainsi que votre statut, documents administratifs par mail ou par courrier.
• Une sélection et un quantitatif sont effectués sur les produits de même nature afin d’avoir du choix et d’éviter la concurrence., La priorité est donnée aux anciens adhérents, ceux qui participent le plus souvent au cours de la saison (voir article 4).

Article 3: Adhésion

L’adhésion est obligatoire. Le montant de l’adhésion annuel est indiqué sur le bulletin ainsi que le montant de l’adhésion journalière en sus du coût de l’emplacement.

Chaque exposant a la possibilité de participer à 3 manifestations au tarif journalier afin de découvrir l’association. Après ces 3 manifestations, il pourra adhérer selon les modalités de l’adhésion annuelle.

Anciens Adhérents (année précédente) : La sélection n’est pas automatiquement reconduite d’une année sur l’autre.

Tous les membres doivent en faire la demande en fournissant un dossier à jour lors de la préparation de la nouvelle saison. Sous 15 jours après réponse positive, le dossier doit être finalisé, comprenant:

• Le bulletin d’adhésion,
• Photocopie l’assurance Responsabilité Civile «Foires et Marchés» à jour des cotisations.
• Photocopies des justificatifs de déclarations : Inscription Chambre des Métiers, attestation INSEE, URSSAF ou carte 3 volets
• Le calendrier des présences avec la totalité des règlements par chèque, (1 chèque par date) à l’ordre de Les Mains du Soleil. Les chèques sont débités à la fin du mois concerné.
• un chèque de caution par mois.

Il est demandé une enveloppe timbrée comprenant votre adresse si vous souhaitez le retour du chèque de caution. Dans le cas contraire, il sera broyé en fin de saison.

Le Dossier doit être transmis en totalité avant la première date d’exposition de la saison.

Article 4: Planification des places

Lors de l’adhésion, les demandes de planning de tous les membres font l’objet d’une répartition sur les places disponibles : en fonction du nombre d’inscrits, de places disponibles, de la cohérence du marché : équilibrant les corps de métier représentés, la concurrence, les demandes des communes etc.…

Ainsi un quota sera appliqué pour les gourmets ainsi que pour les bijoux. Il sera fixé de 20% pour les gourmets et 10% pour les bijoux. Ce quota pourra être modifié sous la responsabilité des membres du bureau, s’ils le jugent pertinent et cohérent pour le marché. Il sera jugé sur le nombre d’inscrit, des places disponibles et des produits proposés, ainsi que des accords avec les différentes communes.

Sont prioritaires, les adhérents annuels, participant au plus grand nombre de dates sur la tournée, et les membres participant à la vie de l’association.

Pour harmoniser la fréquentation des évènements : Un Quota de 15% des dates prises en pleine saison, doit être effectué en avant et/ou après saison, avec un minimum de 5 dates obligatoires sur ces périodes sans quoi le prix de l’emplacement sera majoré de 10€ afin de sensibiliser les adhérents sur les dates hors saison. Elles sont toutes aussi importantes dans notre partenariat avec les communes.

La demande de planning doit être effectuée lors du montage de votre dossier, La réservation des emplacements est indispensable en amont.

Le planning est un engagement à équilibrer selon les capacités de création ou de production. S’y tenir est indispensable à l’image et au bon fonctionnement de l’association. Après validation définitive, les ajouts de dates seront étudiés au cas par cas.

Article 5: Annulations

• Toute demande d’annulation doit faire l’objet d’une trace écrite par mail.
• A un mois et plus de la manifestation l’emplacement sera entièrement remboursé.
• Entre le 16ème jour et le mois précédent la manifestation l’emplacement sera remboursé à 50% sauf cas exceptionnel (maladie grave, accident, hospitalisation…)
• Dans les 15 jours précédents la manifestation l’emplacement sera systématiquement encaissé sauf cas exceptionnel (maladie grave, accident, hospitalisation …)
• Dans les 3 cas, en cas d’annulation de plus de 3 dates, même signalées plus d’un mois avant, une pénalité de 7 euros sera appliquée afin de limiter toutes annulations intempestives. Sauf cas exceptionnel (maladie grave, accident, hospitalisation …)

En cas d’annulation pour intempérie (décision prise avec l’ensemble des exposants sur place), la somme de 7€ sera conservée pour les frais d’affichage et de fonctionnement. Cette somme pourra être modifiée en cas où la commune exige le paiement de la manifestation. En cas d’annulation pour intempérie (décision prise avec l’ensemble des exposants.

En cas d’annulation pour vigilance, la somme de 7€ sera conservée pour les frais d’affichage et de fonctionnement.

Sur le terrain :

Toute foire commencée est due en totalité.

Article 6: Horaires d’installation des stands

En fonction des accords avec les villes:

Heures d’arrivée:

• En journées : Entre 7h00 et 8h00 (selon les villes)
  
• Nocturnes : Entre 15h00 et 16h00 (selon les villes)
  

Au-delà de ces horaires, les retardataires peuvent se voir refuser l’accès au marché.

Les horaires peuvent être ajustés en fonction des besoins de l’organisation.

Retards : Après 8h30 pour les journées et 17h00 pour les nocturnes, les lieux de déballage ne seront plus accessibles. Il est indispensable de prévenir les organisateurs de tout empêchement.

Heures de Remballage :

• En journée: entre 18h00 et 20h00.
• En nocturne: entre 23h00 et 01h00

Aucun remballage et départ ne sont autorisés avant ces horaires sauf accord du bureau. De légers décalages peuvent être annoncés selon la fréquentation du marché.

Les horaires peuvent être modifiés à tout moment en fonction des demandes des différentes communes, du temps ou du nombre de visiteurs.

Les horaires des villes sont définis sur le calendrier des réservations.

Article 7 : Comportements sur les lieux des expositions

L’attitude des adhérents doit être irréprochable : Respect, tenue correcte, sobriété … sont de rigueur.

Les abus d’alcool ou la consommation de produits illicites, les tenues vestimentaires non correctes, ainsi que le non-respect répétitif du règlement peuvent être des motifs d’exclusion définitive de l’association.

Tous éléments perturbateurs au fonctionnement de l’association est exclu après avertissements.

Il est interdit de vendre à la criée ou de racoler les clients dans les allées. Les ventes promotionnelles sont interdites.

Les manifestations doivent être joviales et bon enfant pour le plaisir de tous.

Aussi l’artisan/ créateur/ gérant/ conjoint collaborateur doit être présent pour représenter son stand. A titres exceptionnels les salariés peuvent représentés l’adhérent en cas (de grossesse, maladie grave …). La décision sera soumise auprès du bureau au cas par cas.

Ils devront être dûment déclarés auprès des organismes compétents tout comme le conjoint collaborateur.

Les placiers ou membres du bureau accueillent et placent les exposants.

Ils sont responsables tout comme les membres du bureau du bon déroulement des manifestations, et ont autorité sur les lieux.

Article 8: Stationnement, déballages, remballages,

Lors de la venue sur un lieu, il est nécessaire de respecter:

• Les lieux de stationnement avant et après déballage,
• Circulation sur les lieux,
• Bon comportement,
• Stand en cohérence avec les produits présentés lors de l’adhésion.

Les véhicules sont autorisés sur l’ère d’exposition que pour charger et décharger le matériel.

Le stand est monté qu’après avoir stationné le véhicule aux emplacements prévus. Et inversement, le véhicule est récupéré à l’issue du rangement du matériel du stand. Ceci pour des raisons de sécurité et d’organisation.

Aucun véhicule ne peut stationner sur l’aire d’exposition sauf accord exceptionnel du bureau de l’association.

Aucun emplacement n’est attribué définitivement à un exposant.

L’emplacement désigné est en fonction de la géographie du site, du métrage du stand, des produits exposés et de la quantité de participation au calendrier. Ceci dans un esprit de convivialité, d’harmonie et d’esthétisme du marché.

L’exposant s’installe à l’emplacement désigné par les placiers ou un des membres du bureau.

Le Stand est monté et démonté suivant les consignes des placiers.

L’emplacement ne peut pas être réservée. Il peut être différent de la précédente manifestation.

Une attention toute particulière doit être apportée à la présentation du stand et des produits. Dans un esprit d’esthétisme, les stands doivent être recouverts de façon à ne pas laisser entrevoir les cartons d’emballage et caisses diverses.

Tous les supports médiatiques fournis par Les Mains du Soleil doivent être mis en place sur le stand (affiches, dépliants, banderoles, guirlandes etc.…) afin de valoriser l’impact auprès du public et harmoniser le marché.

D’autres règles peuvent être apportées sur certaines communes partenaires. Elles seront détaillées par commune lors de la validation de du planning.

L’ère d’exposition et le mobilier urbain doivent être respectés. Clous, tags… interdits.

Avant le départ, les exposants doivent veiller à ce qu’aucun déchet, sac poubelle ne restent sur la place. Toute salissure du lieu d’exposition doit être impérativement nettoyée.

Si l’association est facturée de pénalités pour non-respect du règlement intérieur de la commune ou pour des actes commis sur le terrain par un adhérent l’association se réserve le droit de refacturer le ou les adhérents responsables

En cas de vent le placier peut imposer le retrait des parasols par sécurité.

Article 9 : Les emplacements

Les emplacements sont limités à 6 mètres maximum.

Dans le cas où un exposant apporte deux univers différents sur un même stand, il lui sera demandé un supplément de 50% du prix de l’emplacement. Le stand ne pourra pas dépasser 6m

Les produits présentés doivent correspondre en tout point avec ceux proposés lors de votre admission. Toute modification doit être signalée et validée.

Pour les exposants fabriquant en complément des bijoux issus de leur matière première brute, Seul 10% de leur stand peut y être alloué.

Pour les créateurs de bijoux : 100% des produits exposés doivent être créés par l’artisan.

Les Artistes / illustrateurs doivent présenter au minimum 50% d’œuvres originales. En cas de reproduction (toiles, cartes postales, produits dérivés…) ceux-ci doivent être manufacturés en France.

Article 10 : Produits et ventes

Aucun produit de revente n’est admis, en cas de doute et de litige les photocopies de matière première pourront être demandées.

Produits alimentaires : Les produits périssables doivent impérativement respecter la chaîne du froid, et doivent être présentés dans une vitrine réfrigérée, protégée par un parasol.

Les produits alimentaires non emballés individuellement et soumis aux variations de température doivent être présentés derrière des vitrines réfrigérées et protégés par un parasol.

La législation sur la vente au détail doit être strictement respectée.

Le port de gants alimentaires est obligatoire.

Vente en vrac ou à la coupe : L’obligation d’un minimum d’achat est interdite.

Un présentoir composé de sachets clairement étiquetés en fonction du poids et du prix des produits est obligatoire. Le client doit pouvoir visualiser ses volumes d’achat.

L’affichage des prix est obligatoire, et doit être clair. Les affiches fluo, promotions, soldes… sont interdites.

Les étiquetages doivent présenter les informations conformes à la législation en vigueur (produits alimentaires, cosmétiques…).

Article 11:Matériels d’installation

Chaque exposant doit se munir du matériel propre à son installation. Les prises de raccordement aux coffrets électriques doivent être de type Européen (Couleur bleue).

Tout le matériel électrique doit être en bon état et conforme aux normes en vigueur. Les branchements électriques doivent comporter des prises 2 pôles + terre.

Eclairage du stand / Electricité : Les lampes halogènes et ampoules à incandescence sont interdites. La puissance maximum autorisée est de 200W.

Les enrouleurs doivent impérativement être déroulés afin d’éviter tout risque d’échauffement et de départ de feu.

Lors des branchements à la chaîne sur les stands voisins, il est important d’anticiper l’ordre de remballage afin de ne pas mettre dans l’obscurité l’ensemble des autres stands.

Article 12 : Images et données privées

L’association Les Mains du Soleil est amenée à réaliser un certain nombre de photos des différents événements ainsi que des stands présents. Ces photos seront prises uniquement pour des fins publicitaires. Une autorisation devra être signée au préalable (autorisation jointe au contrat).

Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion et la bonne gestion de l’Association et de ses membres. Elles sont destinées uniquement aux Membres du Bureau et ne sont pas cédées ou transmises à des tiers.

Elles font l’objet d’un traitement informatique, non soumis à déclaration au titre de la dispense n° 8 issues de la délibération CNIL n° 2006-130 du 9 mai 2006 (J.O n° 128 du 3 juin 2006).

En application de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification ou d’opposition aux informations qui vous concernent. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez-vous adresser au bureau de l’Association.

Article 13 :Procédure d’exclusion de l’association

Dans le constat d’un motif d’exclusion, toutes les participations en cours de l’exposant sont suspendues. La décision définitive d’exclusion sera prise par les responsables du bureau, après convocation de l’intéressé par tous les moyens (courrier, mail, convocation remise en main propre) pour un entretien. L’intéressé devra confirmer sa présence à l’entretien.

En cas d’absence à cet entretien, l’exclusion de l’intéressé sera définitive sans aucune contestation ultérieure possible.