Règlement Général des évènements de l’Association (à renvoyer signé)

« Les Mains du Soleil »

Un exemplaire de ce règlement est remis à chaque membre adhérent de l’association.

Il s’engage à prendre connaissance de la totalité du règlement ci présent, et d’en respecter les termes. En cas de litige, nul ne pourra en ignorer les termes. Il doit être retourné paraphé et signé lors de votre adhésion. Le non-respect de celui-ci pourra entraîner une exclusion de l’adhérent.

Pour l’organisation de ses évènements, L’association Les Mains du Soleil peut s’associer à des partenaires telles d’une autre association communale, comité des fêtes, office du tourisme, municipalité… Les Mains du Soleil assurant la totale maîtrise d’ouvrage, les participants doivent se conformer au présent règlement.

 

• I Article 1 : Condition d’admission

Les demandes de participation sont établies sur formulaires spéciaux fournis par Les Mains du Soleil. Elles doivent être complétées et signées par les exposants eux-mêmes. Les exposants doivent être en accord avec les règles et usages du Droit du Travail.

Pour être admis à exposer, l’exposant doit :

– être inscrit au registre du commerce, à une chambre des métiers,

– présenter des garanties de solvabilité et ne pas être géré par un mandataire de justice.

– présenter des produits ou services correspondant à l’esprit général du Salon et répondant à des critères de qualités.

Seules les demandes de participation officielles, dûment remplies, signées, accompagnées du bulletin d’adhésion, du calendrier de réservations, des chèques du montant de la manifestation (et de l’adhésion annuelle), du dossier de présentation des produits ou services que le candidat souhaite exercer.

Les candidatures sont soumises au bureau qui statue selon les critères mentionnés. Les admissions sont également limitées en fonction de la capacité du site, du nombre de produits ou activités similaires déjà admis. En cas de candidature non retenue, le bureau n’a pas à motiver sa décision.

Le professionnel doit être présent ou représenté par un salarié. L’activité présentée doit correspondre à l’activité annoncée à l’inscription. Une demande doit être effectuée au bureau pour toutes modifications.

Le dossier de candidature doit être remis complet et à jour avant le (date sur le calendrier)

La recherche de bonnes énergies, ayant le sens des valeurs sont des critères très importants dans la sélection.

• II Article 2 : Présélection et Adhésion

Une sélection et un quantitatif sont effectués sur les activités et les produits de même nature afin d’avoir du choix et d’éviter la concurrence., La priorité est donnée aux anciens adhérents, aux locaux.

 

• III Article 3 : Adhésion :

L’adhésion est obligatoire. Le montant de l’adhésion annuel est indiqué sur le bulletin en sus du coût de l’emplacement.

Anciens Adhérents : La sélection n’est pas automatiquement reconduite d’une année sur l’autre.

Tous les membres doivent en faire la demande en fournissant un dossier à jour lors de la préparation de la nouvelle saison.

Le Dossier doit être transmis en totalité avant l’évènement.

 

• IV Article 4 : Planification des emplacements

Lors de l’inscription, les demandes de planning de tous les membres font l’objet d’une répartition sur les places disponibles : en fonction du nombre d’inscrits, de places disponibles, de la cohérence du salon, équilibrant les corps de métier représentés, la concurrence, les demandes des communes etc.… Il est important de préciser vos contraintes (bruits ambiants, activités non souhaitées à côté, risque d’affluence devant votre stand…) afin d’optimiser les conditions de travail.

• V Article 5 : Annulations
• Toute demande d’annulation doit faire l’objet d’une trace écrite par mail.
• Seules les raisons de santé, maladie, hospitalisation, peuvent bénéficier d’une annulation et d’un remboursement de votre présence en joignant un justificatif médical nominatif.
• Une annulation peut également être acceptée et remboursée si vous trouvez un confrère qui puisse prendre votre place. Ce sera étudié au cas par cas

En cas d’annulation pour intempérie (salons en extérieur) (décision prise avec l’ensemble des exposants sur place), la somme de 10 € sera conservée pour les frais d’affichage et de fonctionnement. Cette somme pourra être modifiée en cas où le propriétaire du lieu exige le paiement de la manifestation.

Sur le terrain :

Toute manifestation commencée est due en totalité.

 

• VI Article 6 : Horaires

Installation : Les horaires sont indiqués sur le calendrier (En cas de modification, les horaires vous seront communiqués quelques jours avant).

Remballage : Dimanche soir à partir de18h00 suivant l’affluence du public.

Heures d’ouverture au public :

• Voir le calendrier
• Suivant l’affluence du public, l’heure de fermeture peut être décalée.

Etre présent 30 mn avant l’ouverture au public.

Aucun remballage et départ ne sont autorisés avant ces horaires sauf accord du bureau. De légers décalages peuvent être annoncés selon la fréquentation du salon.

 

• VII Article 7 : Comportements sur les lieux des expositions :

L’attitude des adhérents doit être irréprochable : Respect, tenue correcte, sobriété … sont de rigueur.

Les abus d’alcool ou la consommation de produits illicites, les tenues vestimentaires non correctes, ainsi que le non-respect répétitif du règlement peuvent être des motifs d’exclusion définitive de l’association.

Tout élément perturbateur au fonctionnement de l’association est exclu après avertissements.

Il est interdit de vendre à la criée ou de racoler les clients dans les allées. Les ventes promotionnelles sont interdites.

Les manifestations doivent être joviales et bon enfant pour le plaisir de tous.

Le professionnel doit être présent pour représenter son stand. A titre exceptionnel les salariés peuvent représentés l’adhérent en cas (de grossesse, maladie grave …). La décision sera soumise auprès du bureau au cas par cas.

Ils devront être dûment déclarés auprès des organismes compétents tout comme le conjoint collaborateur.

Les responsables du salon accueillent et placent les exposants. Ils assurent le bon déroulement des manifestations, et ont autorité sur les lieux.

 

• VIII Article 8 : Stationnement, déballages, remballages,

Lors de la venue sur un lieu, il est nécessaire de respecter :

• Les lieux de stationnement avant et après déballage,
• Circulation sur les lieux,
• Bon comportement,
• Stand en cohérence avec les activités présentées lors de l’adhésion.

Les véhicules sont autorisés sur l’aire d’exposition que pour charger et décharger le matériel.

Le stand est monté qu’après avoir stationné le véhicule aux emplacements prévus. Et inversement, le véhicule est récupéré à l’issue du rangement du matériel du stand. Ceci pour des raisons de sécurité et d’organisation.

Aucun véhicule ne peut stationner sur l’aire d’exposition sauf accord exceptionnel du bureau de l’association.

Aucun emplacement n’est attribué définitivement à un exposant.

L’emplacement désigné est en fonction de la géographie du lieu, du métrage du stand, de l’activité exercée et de la quantité de participants. Ceci dans un esprit de convivialité, d’harmonie et d’esthétisme du salon.

L’exposant s’installe à l’emplacement désigné par les organisateurs.

Le Stand est monté et démonté suivant les consignes des placiers.

L’emplacement ne peut pas être réservé.

Une attention toute particulière doit être apportée à la présentation du stand et des produits. Dans un esprit d’esthétisme, les stands doivent être recouverts de façon à ne pas laisser entrevoir les cartons d’emballage et caisses diverses.

Tous les supports médiatiques fournis par Les Mains du Soleil doivent être mis en place sur le stand (affiches, dépliants, banderoles, guirlandes etc.…) afin de valoriser l’impact auprès du public et d’harmoniser le salon.

L’aire d’exposition et le mobilier urbain doivent être respectés. Clous, tags… interdits.

Avant le départ, les exposants doivent veiller à ce qu’aucun déchet, sac poubelle ne restent sur la place. Toute salissure du lieu d’exposition doit être impérativement nettoyée.

Si l’association est facturée de pénalités pour non-respect du règlement intérieur de la commune ou pour des actes commis sur le terrain par un adhérent l’association se réserve le droit de refacturer le ou les adhérents responsables

 

• IX Article 9 : Les emplacements – Activités -Produits :

Les emplacements sont limités à 4 mètres maximum.

Les activités ainsi que les produits présentés doivent correspondre en tout point avec ceux proposés lors de votre admission. Toute modification doit être signalée et validée.

Dans le cas où une tombola est réalisée, une participation est demandée sous forme de lot (article, produit, prestation, séance…) à votre convenance.

 

• X Article 10 : Matériels d’installation

Chaque exposant doit se munir du matériel propre à son installation., table de massage, paravents… Les tables et les chaises peuvent être fournies selon la disponibilité des lieux. Cela sera précisé lors des échanges.

Tout le matériel électrique doit être en bon état et conforme aux normes en vigueur. Les branchements électriques doivent comporter des prises 2 pôles + terre.

Prévoir un enrouleur, il doit impérativement être déroulés afin d’éviter tout risque d’échauffement et de départ de feu.

Eclairage du stand / Electricité : Les lampes halogènes et ampoules à incandescence sont interdites. La puissance maximum autorisée est de 200W.

Lors des branchements à la chaine sur les stands voisins, il est important d’anticiper l’ordre de remballage afin de ne pas mettre dans l’obscurité l’ensemble des autres stands.

 

• XI Article 12 : Images et données privées

L’association « Les Mains du Soleil » est amenée à réaliser un certain nombre de photos des différents événements ainsi que des stands présents. Ces photos sont prises uniquement pour des fins publicitaires. Une autorisation devra être signée au préalable (autorisation jointe au contrat).

Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion et la bonne gestion de l’Association et de ses membres. Elles sont destinées uniquement aux Membres du Bureau et ne sont pas cédées ou transmises à des tiers.

Elles font l’objet d’un traitement informatique, non soumis à déclaration au titre de la dispense n° 8 issues de la délibération CNIL n° 2006-130 du 9 mai 2006 (J.O n° 128 du 3 juin 2006).

En application de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification ou d’opposition aux informations qui vous concernent. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez-vous adresser au bureau de l’Association.

 

• XII Article 12 : Procédure d’exclusion de l’association

Dans le constat d’un motif d’exclusion, toutes les participations en cours de l’exposant sont suspendues. La décision définitive d’exclusion sera prise par les responsables du bureau, après convocation de l’intéressé par tous les moyens (courrier, mail, convocation remise en main propre) pour un entretien. L’intéressé devra confirmer sa présence à l’entretien.

En cas d’absence à cet entretien, l’exclusion de l’intéressé sera définitive sans aucune contestation ultérieure possible.

 

 

A recopier et signer ci-dessous : « Lu et approuvé »

A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Le ……/……../…202…

Signature : …………………………..

 

Autorisation d’utilisation d’images

La présente demande est destinée à recueillir le consentement et les autorisations nécessaires dans le cadre d’utilisation de photographies.

 

Article 1 : Mode d’exploitation
Dans le cadre de promouvoir nos événements, des photographies de votre stand, créations / activité et votre image sont présentées au public.

Ces photos sont diffusées, uniquement à des fins publicitaires. Les supports utilisés sont :

• Internet (réseaux sociaux et site de l’association Les Mains du Soleil),
• Documents papiers, pour la communication externe (Mairie, Office du tourisme, presse…).

 

Article 2: Autorisation du professionnel

Vu le Code civil, en particulier son article 9, sur le respect de la vie privée,

Vu le Code de la propriété intellectuelle,

La présente autorisation est soumise à votre signature, pour la publication de votre image et/ou d’images de vos produits/ créations et pour les modes d’exploitations (énoncés au chapitre 1).

L’enregistrement de votre image et vos produits/ créations est réalisé sous l’autorité de :

 

L’association Les Mains du Soleil
1 Rue des Sénès
83210 Solliès-Pont

L’association Les Mains du Soleil exerce l’intégralité des droits d’exploitation attachés à ces photographies. Ces photographies demeureront sa propriété exclusive. Le bénéficiaire de l’autorisation, s’interdit expressément de céder les présentes autorisations à un tiers.

• Elle s’interdit également de procéder à une exploitation illicite, ou non prévue ci-avant, de l’enregistrement de votre image susceptible de porter atteinte à votre dignité, votre réputation ou à votre vie privée et toute autre exploitation préjudiciable selon les lois et règlements en vigueur.
• Dans le contexte défini, les photographies ne pourront donner lieu à aucune rémunération ou contrepartie sous quelque forme que ce soit. Cette acceptation expresse est définitive et exclut toute demande de rémunération ultérieure.

Article 3: Validité et droit d’annulation

Le présent contrat est valable sans limite de territoire, pour une durée de 10 ans.

Toutefois, si le professionnel décidait d’annuler cette autorisation, il pourrait le faire par lettre recommandée avec accusé de réception, avant la fin de la période en cours.

En sachant, que la diffusion de tout document déjà imprimé ou en cours d’impression ne pourra être arrêtée.

Je soussigné(e) (nom, Prénom) ………………………………………………………………………….

Je reconnais être entièrement investi(e) de mes droits personnels. Je reconnais expressément n’être lié(e) par aucun contrat exclusif pour l’utilisation de mon image et/ou de mes produits/ créations, voire de mon nom.

Je reconnais avoir pris connaissance des informations ci-dessus et donne mon accord pour la fixation et l’utilisation de mon image et/ou des images de mes produits/ créations, dans le cadre de promouvoir les événements de l’Association Les Mains du Soleil :

☐ OUI                         ☐NON

Fait à : ……………………. Le : …………………….   Fait en deux exemplaires.

Signature du professionnel